Publié le : 14 novembre 20225 mins de lecture
Lorsque le climat est favorable, entreprises et particuliers profitent de la météo pour organiser un événement en plein air. Ces festivités nécessitent une bonne préparation et rien ne doit être laissé au hasard. Dans cet article, nous allons voir les clés d’un événement professionnel à l’extérieur et des conseils pour soigner tous les détails et créer une ambiance festive à l’extérieur.
Préparation et organisation
L’organisation d’un événement en plein air requiert une préparation pointilleuse. Autrement, vous risquez de vous retrouver débordé par les événements. Le premier conseil que nous pouvons vous donner est de vous y prendre le plus tôt possible. Choisissez l’espace dans lequel les festivités vont avoir lieu. Déterminez le nombre de participants en anticipant une dizaine de personnes en plus. Le jour J, il vaut mieux avoir des chaises supplémentaires que de constater que certains de vos hôtes n’arrivent pas à trouver de place. Une fois que vous aurez répondu à ces questions, fixez la date de l’événement. Comme vous souhaitez que votre rassemblement se déroule en plein air, il faut savoir que les espaces publics ne sont pas tous accessibles. Il est donc nécessaire de se renseigner auprès des localités. Plusieurs lieux dédiés aux événements sont proposés à condition de respecter les règles d’hygiène et de sécurité. L’emplacement parfait doit répondre à des critères comme :
- une surface au sol suffisante ;
- des points d’accès à l’eau ;
- des points d’accès à l’électricité ;
- un parking ou un lieu de stationnement ;
- une facilité d’accès pour les grands véhicules.
Par ailleurs, il va falloir fixer un budget incluant les dépenses obligatoires comme la location d’une tente gonflable publicitaire, des tables, des chaises et des panneaux. Une petite somme dédiée aux dépenses imprévues de dernière minute doit également être envisagée. Sachez que les entreprises peuvent bénéficier d’une aide financière. Plus tôt elles fixent la somme qu’il leur faut, plus grandes sont leurs chances de trouver les financements adéquats. La sponsorisation est une alternative intéressante pour couvrir les dépenses de l’événement tout en mettant en avant votre image de marque. Comme vous pouvez le constater, les tâches à réaliser sont nombreuses. Il vaut mieux répertorier les actions et les introduire dans un calendrier. Cela vous permet d’agir par ordre de priorité. Déléguez alors autant que possible pour ne réaliser que les opérations qui requièrent une prise en charge personnelle.
Mobiliser une équipe
Ce serait surréaliste de pouvoir organiser un événement en plein air d’une telle envergure tout seul. Il faut donc mobiliser une équipe et choisir ses membres avec soin. Les tâches doivent être partagées de manière efficace et non équitable. Certains peuvent se montrer plus productifs que d’autres et il faut, dans ce cas, leur attribuer de plus grandes responsabilités. C’est le cas des managers par exemple. Il va sans dire que la réussite de votre événement dépend essentiellement de la qualité de la collaboration entre les membres de votre équipe d’organisation. Chaque catégorie d’action doit avoir à sa tête un chef d’équipe qualifié. En voici les plus importantes :
- le secteur de la communication et de la gestion des médias sociaux ;
- le support technique pour les mises au point organisationnelles ;
- le personnel chargé de transporter et d’installer le matériel ;
- le département légal ;
- les chargés de la sécurité ;
- les responsables des ressources humaines.
Les chefs d’équipes désignés assurent la communication entre les départements. Ils recueillent les suggestions, les réclamations et s’assurent que les tâches indiquées dans le calendrier ont été réalisées dans les règles de l’art. Pour en savoir plus, rendez-vous sur : « doublet.fr«
Une communication performante
Cette dernière règle concerne l’aspect promotionnel de l’événement. Il faut communiquer et informer toutes les personnes qui doivent être présentes. Grâce aux outils numériques, il est désormais plus facile de diffuser l’information en un temps record. Cependant, cet aspect de l’organisation doit obéir à un plan solide ; un plan que vous pouvez réutiliser pour les festivités futures. L’équipe de communication doit alors :
- adapter la communication à la cible ;
- envoyer une invitation aux marques ;
- invités des personnalités reconnues dans le secteur d’activité ;
- peaufiner le thème ;
- mener des campagnes promotionnelles sur les médias sociaux ;
Pour finir, il est vivement conseillé de faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel. Des experts peuvent dès lors vous faciliter la tâche en vous proposant des plans d’action personnalisables qui peuvent refléter votre marque.