Un événement rassemble plusieurs personnes en même lieu pendant un court moment. Généralement, il mobilise un ensemble de ressources matérielles et humaines dont les prestataires techniques, devant être parfaitement opérationnelles en temps voulu pour assurer le succès de l’organisation. D’où l’importance d’une équipe logistique et régie maîtrisant l’ensemble des facettes de la coordination événementielle et permettant de rehausser votre banquet, concert ou congrès à un niveau haut de gamme.
Régie et logistique événementielles : des enjeux majeurs.
Dans la préparation d’une sonorisation événement à Paris, le droit à l’erreur est pratiquement nul. Le temps durant lequel se déroule ce genre de manifestation est relativement serré et, souvent, ne permet pas aux organisateurs de trouver une solution de repli et de rebondir dans le cas où un prestataire ou une ressource matérielle fait défaut. En effet, une sonorisation qui lâche, un technicien absent, un stock de boisson non renouvelé ou un éclairage défectueux pendant un concert peut lourdement impacter tout l’événement. Même si la problématique peut être mineure, l’assistance ou les participants du show ne retiendront que ce seul point faible, souvent synonyme d’échec pour les organisateurs. La mise en place d’une organisation rigoureuse en amont d’une manifestation est alors indispensable afin d’anticiper toute éventualité et assurer la pleine opérationnalité de toutes les principales ressources le jour de l’événement. Quelle que soit donc la nature de l’événement à organiser, il est crucial de prévoir une logistique événementielle réalisée par des professionnels et adaptée aux besoins de la demande.
Régie et logistique événementielles : une pertinence incontestable.
Une équipe logistique est généralement composée d’un régisseur et de plusieurs techniciens, chacun étant spécialisé dans un domaine spécifique. La logistique événementielle sera ainsi l’organisation et l’optimisation des flux de production d’un événement. Cette discipline s’applique à tout type de manifestations nécessitant une préparation plus ou moins complexe comme un événement sportif, un séminaire d’entreprise, une réception privée ou un spectacle de haut niveau. D’abord, le régisseur doit identifier les ressources et les compétences nécessaires à la réussite de l’événement telles que les techniciens son et lumière, l’éclairage, la sonorisation, la salle de réception, l’organisation du parking et l’installation de la scène ainsi que l’organisation administrative notamment la déclaration à la mairie et en préfecture. Ensuite, le logisticien événementiel doit assurer le bon acheminement en temps et en heure et dans le bon ordre des ressources sur le lieu de l’événement. Il s’assurera en l’occurrence de l’arrivée de la structure scénique avant l’éclairage et de la présence du technicien pour leur installation. Une fois le show terminé, l’équipe logistique doit organiser le bon démontage, le rapatriement du matériel et la libération des techniciens. En sommes, le régisseur s’occupe de la gestion de projet, de l’évaluation technique des besoins, du stockage, du transport, de l’exploitation, de la configuration au cours de l’événement, du montage et démontage du matériel.
Régie et logistique événementielles: des prestations sur mesure.
Chaque événement requiert une organisation logistique unique. En effet, une prestation technique est constituée de plusieurs paramètres s’influençant fortement les uns sur les autres. Cette singularité dépend donc de la nature de la manifestation, de sa durée, du programme, du lieu, du matériel disponible, du nombre de personnes, du budget d’organisation etc… A chaque prestation, l’équipe logistique et régie travaille sur un style de gestion de projet sur mesure afin d’identifier les besoins de chaque événement et d’y répondre efficacement. La maîtrise des problématiques relatives à l’événementiel est ainsi primordiale chez un prestataire technique pour être capable de s’adapter à un projet déterminé et anticiper toute erreur. Une équipe logistique aguerrie est aussi indispensable au bon déroulement d’un événement afin de soulager les épaules de l’organisateur et de bien profiter de l’instant. Un régisseur expérimenté et une équipe logistique bien organisée feront la différence et sauront faire briller la soirée.